Pengertian Surat Dinas
Surat dinas merupakan suatu surat resmi yang dibuat oleh sebuah instansi atau lembaga dengan tujuan untuk keperluan dinas. Atau definisi surat dinas yaitu surat yang berisikan permasalahan kedinasan dan biasanya surat ini dibuat oleh instansi atau lembaga.
Surat dinas isinya ditujukan untuk keperluan kedinasan, baik itu pemerintah atau swasta. Karena fungsi kedinasan tidak hanya berlaku di pemerintahan, akan tetapi berlaku juga di instansi atau lembaga swasta. Biasanya isinya berupa urusan seperti penyampaian pengumuman, pemberian suatu izin, pemberian tugas dan lain-lain.
Oleh karena itu jika terdapat surat yang dikirimkan dari satu pihak ke pihak lain yang isinya berhubungan dengan kepentingan tugas ataupun kegiatan dinas suatu instansi, ,maka surat seperti itu disebut surat resmi. Kenapa disebut surat resmi? karena penulisan dalam surat dinas ditulis dengan format dan memakai bahasa resmi.
Fungsi Surat Dinas
Beberapa fungsi dari surat dinas yang diantaranya sebagai berikut ini:
Sebagai pedoman pekerjaan, seperti surat intruksi, surat pemberian izin ataupun surat pengambilan keputusan.
Sebagai alat pengingat, karena surat ini dapat dijadikan arsip bagi instansi.
Sebagai bukti perkembangan suatu instansi atau lembaga.
Sebagai alat bukti, terutama surat perjanjian.
Dan lain-lain.
Ciri Umum Surat Dinas
Walaupun surat dinas setiap instansi memiliki ciri dan ketentuannya sendiri, namun ada beberapa ciri surat dinas baku yang harus diikuti. Ciri surat dinas ini membedakannya dengan surat-surat lainnya. Ciri umum surat dinas tersebut antara lain adalah:
Terdapat kop surat dari lembaga, perusahaan, ataupun instansi yang bersangkutan.
Kop surat berfungsi sebagai identitas dari perusahaan, lembaga, ataupun instansi instansi yang membuat. Biasanya kop surat berisi logo,nama perusahaan, alamat, nomor telepon dan kontak instansi yang dapat dihubungi. Apabila anda masih bingung mengenai kop surat, anda dapat melihat contoh kop surat osis di bawah.
Terdapat salam pembuka dan salam penutup
Salam pembuka ini berfungsi sebagai tanda dibukanya pembicaraan pada surat dan merupakan salam untuk basa-basi sebagai tanda penghormatan bagi penerima surat. Salam pembuka yang umum digunakan adalah kalimat dengan hormat. Sedangkan fungsi salam penutup adalah sebagai penutup pembicaraan atau isi dari surat. Salam penutup juga berfungsi sebagai basa-basi untuk penghormatan.
Terdapat nomor surat
Nomor surat adalah urutan nomor dari surat yang telah dikeluarkan oleh suatu instansi terkait yang biasanya berisi kode surat. Fungsi dari nomor surat adalah untuk menandai dan memudahkan mengetahu banyaknya surat yang telah dikeluarkan, untuk mempermudah pengarsipan surat, mempermudah dalam mencari surat tersebut kembali apabila dibutuhkan serta mempermudah petugas pengarsipan melakukan tugasnya.
Terdapat bagian lampiran dan perihal
Lampiran adalah suatu hal yang melengkapi surat yang berupa dokumen pendukung dan merupakan kesatuan dengan surat pengantarnya. Perihal berfungsi untuk memberikan petunjuk kepada penerima surat mengenai masalah pokok surat. Perihal biasanya merupakan tujuan dibuatnya surat tersebut, contohnya perihal dari surat adalah undangan apabila surat tersebut ditujukan sebagai surat undangan. Anda dapat lebih memahami lampiran dan perihal ini setelah melihat beberapa contoh surat dinas di bawah.
Stempel dan tanda tangan instansi
Fungsi tanda tangan adalah untuk memastikan identifikasi atau memverifikasi ciri-ciri penandatangan yang berkaitan dengan kesahan surat dinas yang dikeluarkan. Sedangkan stempel sendiri berfungsi sebagai identitas atau pengenal dari instansi atau perusahaan yang mengeluarkan surat. Dengan stempel keresmian dari suatu surat akan semakin kuat.
