Berikut ini contoh surat dinas dan bagian- bagiannya
Baca selengkapnya ...
Perhatikan keterangan berikut! Penomoran pada bagian-bagian contoh surat dinas di atas mengacu pada uraian berikut ini
1. Kop Surat
Kop surat merupakan identitas singkat tentang kantor, lembaga, instansi, organisasi, atau perusahaan yang berkirim surat. Kop surat biasanya disusun dan dicetak dalam bentuk yang menarik.
Bagian ini ditempatkan pada bagian atas tengah. Jika sebuah surat terdiri lebih dari satu lembar, kop surat tetap pada halaman pertama. Tidak dibenarkan semua halaman diberi kop surat.
2. Nomor Surat
Surat-surat dinas dikeluarkan, diberi nomor, dan kode surat. Nomor surat menunjukkan urutan pengeluaran surat. Setiap kantor atau lembaga memiliki kode sendiri-sendiri. Jika ada kode yang sama dalam beberapa surat, tidak ada yang melarang.
Tanda berupa angka atau gabungan angka dan huruf yang dicantumkan pada penomoran surat dari suatu organisasi, instansi, atau badan usaha, sesuai dengan nomor berkas atau buku agenda surat keluar yang bertalian dengan surat tertentu. Dilihat dari fungsinya nomor surat memiliki kegunaan sebagai berikut.
Mengetahui banyaknya surat yang keluar. Memudahkan penyimpanan.
Memudahkan pengarsipan.
Mempercepat proses penyelesaian.
Memudahkan mencari kembali jika surat itu diperlukan.
Penulisan nomor dan kode surat yang benar tidak perlu diberi spasi. Pemberian spasi membuka peluang bagi orang lain untuk mengubahnya. Perhatikan contoh penulisan nomor dan kode berikut.
Penulisan yang benar
(tanpa spasi)
Nomor: 043/WM/III/02
Nomor: 137.B.6.09.03
Penulisan yang salah
(diberi spasi)
Nomor: 43/ WM/ III/ 02
Nomor: 137. B. 6. 09. 03
3. Hal Surat
Surat resmi atau surat dinas yang benar selalu dilengkapi bagian perihal. Perihal memuat isi pokok surat. Bagian ini bermanfaat bagi pembaca surat. Fungsinya untuk segera mengetahui pokok yang dibicarakan dalam surat. Hal/perihal merupakan inti sari isi surat yang harus ditulis sesingkat mungkin.
Penulisannya menggunakan huruf kapital pada awal tiap kata. Perhatikan contoh berikut!
Hal : Penawaran Harga Buku
Perihal : Permohonan Contoh Buku
4. Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat
Tempat dan tanggal pembuatan surat menunjukkan surat tersebut dibuat. Bagian ini memudahkan petugas pengarsipan surat. Tempat dan tanggal pembuatan surat ditulis di sebelah kanan.
Perhatikan contoh berikut!
Penulisan yang benar
17 Agustus 2007
13 Maret 2007
Penulisan yang salah
17 Agts. 2007
13 – 3 – 2007
5. Alamat Surat
Alamat surat yang dimaksud yaitu alamat tujuan pengiriman surat. Bagian ini berfungsi menunjukkan tempat surat dibuat. Nama dan alamat surat yang dikirimi tertulis pada bagian kiri. Penulisan alamat pada halaman surat sebaiknya lengkap seperti penulisan di sampul surat.
Apabila ingin disingkat boleh saja asal tetap memerhatikan kesopanan. Kata ”kepada” tidak perlu ditulis pada kertas surat. Tanpa kata itu semua orang maklum dan mengerti maksudnya. Pemakaian kata ”kepada” menunjukkan kemubaziran bahasa. Perhatikan contoh berikut!
Penulisan yang benar
Yth. Ibu Ida Mursyid
Perum Anging Mamiri 10
Yogyakarta 55562
Penulisan yang salah
Kepada
Yth. Ibu Ida Mursyid
Perum Anging Mamiri 10
Yogyakarta 55562
6. Salam Pembuka
Salam pembuka yaitu bagian surat yang berupa kata pembuka. Kata pembuka ini berfungsi untuk mengawali surat. Salam pembuka selalu ditulis di sebelah kiri.
Huruf pertama kata pertama ditulis dengan huruf kapital. Salam pembuka selalu diakhiri dengan tanda koma. Perhatikan contoh berikut!
Dengan hormat,
7. Kalimat Pembuka
Surat Kalimat pembuka merupakan bagian awal isi surat. Kalimat pembuka terdiri atas satu paragraf. Adapun fungsi kalimat pembuka sebagai berikut.
Sebagai pengantar untuk menyampaikan isi surat.
Menarik perhatian pembaca terhadap isi pokok surat.
Menghubungkan surat atau pembicaraan sebelumnya.
Baca juga: 3 Contoh Undangan Aqiqah (Tasyakuran Kelahiran Bayi)
Perhatikan contoh berikut!
Dengan ini kami beri tahukan bahwa . . . .
Berdasarkan hasil rapat . . . pada tanggal . . . dengan ini kami . . . .
Surat Bapak No. . . . , tanggal . . . telah kami terima dengan gembira. Sehubungan dengan itu . . . .
8. Isi Surat
Isi surat memuat segala sesuatu yang akan disampaikan pengirim. Melalui isi surat, pengirim menyampaikan maksudnya. Isi surat memuat waktu, tempat, serta acara.
Untuk menyusun isi surat yang baik, perhatikan pertimbangan berikut.
Menetapkan urut urutan maksud yang hendak disampaikan.
Menuliskan setiap maksud dengan kalimat yang mudah dipahami.
Menghindari pemakaian singkatan, akronim yang tidak lazim.
Memerhatikan bentuk surat dan penulisan bagian bagiannya.
9. Kalimat Penutup Surat
Kalimat penutup merupakan bagian akhir isi surat. Kalimat penutup surat berisi harapan dan ucapan terima kasih. Perhatikan contoh berikut!
Kami berharap semoga kerja sama yang sudah baik dapat kita bina terus.
Mudah mudahan keterangan yang kami sampaikan berguna bagi Bapak.
10. Salam Penutup
Salam penutup merupakan ungkapan rasa penulis surat. Fungsi bagian ini hampir sama dengan salam pembuka. Oleh karena itu, pemilihan salam penutup harus disesuaikan dengan salam pembuka. Salam penutup selalu diakhiri tanda koma.
Perhatikan contoh berikut!
Salam Pembuka
Dengan hormat,
Salam Penutup
Hormat saya (kami),
11. Tanda Tangan
Tanda tangan pengirim surat terletak di bawah salam penutup.
12. Nama Pengirim Surat
Pengirim surat dinas yaitu orang yang bertanggung jawab terhadap instansi yang tercantum dalam surat dinas. Nama pengirim surat terletak di bawah tanda tangan.
Identitas pengirim surat dinas seperti berikut.
Jabatan pengirim
Tanda tangan pengirim
Stempel/cap dinas
Nama terang pengirim
Keterangan lain, misalnya NIP atau NIK
13. Jabatan Pengirim Surat
Jabatan pengirim surat ditulis di bawah nama pengirim surat.
Macam-Macam Surat Dinas
a. Surat Permohonan
Surat permohonan biasanya digunakan untuk meminta bantuan. Misalnya: bantuan uang, tenaga juri, tenaga pengajar, tenaga penceramah, atau tenaga penyuluh. Permohonan ini ditujukan kepada sebuah instansi atau perseorangan dengan jabatan yang lebih tinggi.
b. Surat Tugas
Adalah surat dinas yang dikirimkan kepada satu atau beberapa orang untuk menjalankan tugas tertentu oleh instansi, organisasi atau perusahaan.
c. Surat Perizinan
Salah satu contoh surat dinas yang dikirimkan untuk instansi, perusahaan, atau perseorangan untuk mendapatkan izin. Surat permintaan izin dapat dibedakan menjadi dua.
Surat permintaan izin untuk melakukan suatu kegiatan tertentu.
Surat permintaan izin untuk tidak mengikuti suatu kegiatan tertentu.
d. Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan berisi pemberitahuan kepada semua anggota dalam suatu kelompok atau organisasi. Surat pemberitahuan terdiri atas dua jenis surat.
Pertama, surat pengumuman berisi informasi tentang sesuatu hal yang perlu diketahui oleh seluruh anggota atau warga dari satu unit. Kedua, surat edaran berisi pemberitahuan secara tertulis yang diedarkan serta ditujukan kepada berbagai pihak.
Surat Pengumuman
Surat yang berisi permakluman atau pemberitahuan tentang sesuatu kepada banyak orang.
Surat Edaran
Surat diedarkan agar isinya diketahui banyak orang. Surat edaran diterbitkan oleh instansi atau perorangan yang kedudukannya lebih tinggi. Isi surat edaran dapat berupa anjuran, larangan, pemberitahuan, petunjuk, dan pengumuman. Surat ini digunakan sebagai dasar pembuatan kebijakan tertentu.
Surat Pernyataan
Surat pernyataan dibuat oleh seseorang yang menyatakan dirinya atau orang lain pernah atau tidak pernah melakukan sesuatu.
e. Surat Undangan
Surat undangan dibuat oleh seseorang. Tujuannya, instansi atau organisasi tertentu mengundang orang lain supaya menghadiri suatu acara.
Contoh Surat Dinas Sekolah
SD Harapan Bangsa
Jalan Melati Nomor 6, Yogyakarta
(0274) 620304
20 Juni 2006
Baca juga: Contoh Latar Belakang Masalah
No. : 27/UNI/2006
Hal : Undangan Pengambilan Rapor
Yth. Bapak/Ibu wali murid
di tempat
Dengan hormat,
Mengharap kehadiran Bapak/Ibu pada
hari : Sabtu,
tanggal : 24 Juni 2006,
waktu : pukul 08.00,
tempat : ruang kelas V SD Harapan Bangsa,
acara : pengambilan rapor.
Kehadiran Bapak/Ibu wali murid sangat kami harapkan. Atas perhatian Bapak/Ibu wali murid, kami ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Deni Pasaribu, S.Pd.
Kepala Sekolah
Contoh Surat Dinas Kesehatan
Dinas Kesehatan
Kecamatan Rawanawi
Jalan Panjaitan 61, Palu
Palu, 06 Agustus 2009
No : 23/DinKes/VIII/2009
Hal : Undangan untuk Mengikuti Penyuluhan Kesehatan Gigi
Yth. Kepala SD Tunas Bangsa
Jalan Kamboja 51 Palu
Dengan hormat,
Menyambut Hari Kemerdekaan Indonesia, kami mengundang siswa dan siswi Bapak/Ibu untuk mengikuti penyuluhan kesehatan gigi se-Kecamatan Palu pada
hari : Senin,
tanggal : 10 Agustus 2009,
pukul : 8.00-selesai
bertempat di halaman kantor Kecamatan Palu, Jalan Panjaitan 61, Palu.
Kami berharap siswa dan siswi Bapak/Ibu dapat mengikuti kegiatan ini. Di akhir acara kami akan menyelenggarakan gosok gigi bersama. Dimohon semua peserta membawa perlengkapan gosok gigi.
Atas perhatian Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami
Andre Salomo
Contoh Surat Dinas Pemerintah
Dinas Sosial
Kecamatan Mekarsari
Jalan Kenanga 23, Surabaya
2 November 2009
No : 31/DinSos/XII/2009 Mekarsari,
Hal: Undangan untuk Menyaksikan Pemutaran Film
Yth. Kepala SD SETIA LUHUR
Jalan Merpati 88 di Mekarsari
Dengan hormat,
Perjuangan para pahlawan wajib kita teladani. Maka dari itu dalam rangka menyambut Hari Pahlawan, kami mengundang siswa dan siswi Bapakl/bu untuk menyaksikan pemutaran film perjuangan pada
hari : Sabtu,
tanggal : 15 November 2009
pukul : 11.00-selesai,
bertempat di aula Dinas Sosial Kecamatan Mekarsari Jalan Kenangan 23, Surabaya.
Kami berharap siswa dan siswi Bapak/Ibu dapat mengikuti kegiatan ini. Kami berharap dengan pemutaran film ini anak-anak dapat merasakan perjuangan para pahlawan saat itu.
Atas perhatian Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami
Sungkono Mulya
Ketua Panitia Pemutaran Film
Contoh Surat Undangan Dinas Perusahaan
PT Maju Jaya
Jalan Pangeran Diponegoro 15, Bandung
30 Oktober 2006
No. : 52/MJ/X/2006
Hal : Undangan
Yth. Segenap karyawan PT Maju Jaya
Jalan Pangeran Diponegoro 15 Bandung
Dengan hormat,
Mengharap kehadiran Saudara/Saudari besok pada
hari, tanggal: Senin, 6 November 2006,
tempat : ruang pertemuan,
acara : halal bihalal.
Kehadiran Saudara/Saudari sangat kami harapkan. Atas perhatian Saudara/Saudari, kami mengucapkan terima kasih.
Ketua Panitia
Abdul Haris
Contoh Surat Tugas perjalanan Dinas
SMP Negeri II Yogyakarta
SURAT TUGAS
Nomor: 2440/FBNII/2006
Memenuhi permintaan Diknas Provinsi DIY untuk mengirimkan peserta sosialisasi Kurikulum 2006 dengan suratnya tertanggal 10 Juli 2006, kami menugasi
Sdr. Joko Purwanto, S.Pd.
Sdri. Dewi Utami, S.Pd.
Keduanya guru Matematika SMPN II Yogyakarta untuk melaksanakan tugas sebagai peserta sosialisasi Kurikulum 2006 mata pelajaran Matematika.
Atas kesediaan Saudara-Saudari melaksanakan tugas, kami mengucapkan terima kasih.
Yogyakarta, 12 Juli 2006
Kepala Sekolah,
Drs. Bambang Riyanto
NIP 131048948
Tembusan:
Ketua Pelaksana Sosialisasi Kurikulum 2006 Dinas Pendidikan Provinsi DIY
Drs. I.L. Marsoedi Oetama
Drs. Soedjito
Contoh Surat Pemberitahuan Dinas
Contoh Surat Pemberitahuan Dinas
Mempelajari contoh surat dinas memang bukan kewajiban kalian. Surat dinas biasa dibuat oleh sekretaris atau tenaga administrasi. Namun, alangkah baiknya jika kalian belajar contoh surat dinas. Ketika menulis surat dinas, kalian harus memerhatikan kaidah yang berlaku.
Berbeda ketika kalian menulis surat pribadi. Dalam surat pribadi kalian bebas menggunakan format dan pilihan kata. Surat pribadi tidak terikat oleh kaidah yang mengaturnya.
Surat dinas yang sering kalian temui yaitu surat undangan dan pengumuman. Surat undangan dapat berupa undangan ulang tahun, kegiatan sekolah, atau yang lainnya.
